Så bygger du en resultat- och kassaflödesprognos

Varför resultat- och kassaflödesprognos spelar roll

En kassaflödesprognos uppskattar företagets kassainflöden, kassautflöden och kassasaldo under en period – oftast kort till medellång sikt. Enligt en genomgång från programvaruföretaget insightsoftware bygger den på historiska balansräkningsuppgifter, aktuell finansiell information och förväntade förändringar i verksamheten och finansieringsaktiviteterna. Underlaget används för budgetering, investeringar, finansiering, produktprissättning och rörelsekapital, och gör det möjligt att i förväg identifiera underskott eller överskott.

Resultatprognosen räknar på periodens intäkter och kostnader, inte på kassan. Intäktsbegreppet är lagstadgat: nettoomsättning är intäkter från sålda varor och utförda tjänster som ingår i företagets normala verksamhet med avdrag för lämnade rabatter, mervärdesskatt och annan skatt som är direkt knuten till omsättningen (1 kap. 2 § bokföringslagen, 1999:1078). Skillnaden mot kassan framgår av lagens definition av affärshändelser: alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott och uttag. En fakturerad försäljning är alltså en affärshändelse långt innan pengarna når bankkontot.

Bestäm mål och tidshorisont först

Utgå från vilket beslut prognosen ska stödja: ta fram likviditetsbehovet fram till ett visst datum, bedöma en investering, sätta priser eller planera rörelsekapitalet. Beslutet avgör detaljeringsgraden – en finansieringsfråga kräver veckovis precision på in- och utbetalningar, en prissättningsfråga snarare kostnadsslag än betalningsdatum. Insightsoftware beskriver arbetsgången i fyra steg: fastställa målen, bestämma tidsramen, välja lämplig metod och samla in data från interna och externa källor.

Tidsramen följer av målet. Kassaflödesprognosen beskrivs som en uppskattning på kort till medellång sikt: den korta delen rullar månad för månad eller vecka för vecka, medan en periodiserad resultatprognos läggs per räkenskapsår. Räkenskapsåret regleras i 3 kap. bokföringslagen och är den period bokföringen avslutas per – den naturliga ramen för resultatprognosen.

Kontrollera vilken version av redovisningsreglerna som gäller för de räkenskapsår prognosen omfattar. Bokföringsnämnden publicerar K2- och K3-vägledningarna i separata versioner: en för räkenskapsår som inletts mellan den 1 juli 2024 och den 31 december 2025, en för räkenskapsår som inletts efter den 31 december 2025. Ett nystartat företag som inleder verksamhet efter den 30 juni 2025 ska enligt samma information redan för sitt första räkenskapsår tillämpa versionen för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025, om det första räkenskapsåret är förlängt och avslutas den 31 december 2026 eller senare.

Välj metod och bygg en tydlig prognosstruktur

Metodvalet styr upplägget. Du kan bygga kassaflödet direkt, rad för rad, från förväntade in- och utbetalningar per kategori – eller indirekt utifrån resultatprognosen, där icke kassapåverkande poster och förändringar i rörelsekapitalet läggs till eller dras av. Den direkta metoden ger bäst precision på kort sikt eftersom den utgår från faktiska förfallodagar. Den indirekta är enklare att stämma av mot resultaträkningen och visar varför resultatet skiljer sig från kassan.

Håll resultat- och kassaflödesprognosen åtskilda men kopplade. Låt resultatprognosen arbeta periodiserat med intäkter och kostnader och kassaflödesprognosen enbart med betalningar – med en sammanbindande rad som förklarar skillnaden: kundfordringarnas förändring, leverantörsskuldernas förändring, lager, avskrivningar och momsbetalningar. Momsen är en egen kassapost: utgående moms bokförs och påverkar både momsdeklaration och kassaflöde, så momsperioderna blir en egen rad i prognosen.

Låt strukturen spegla redovisningsregelverket: K2 och K3 påverkar hur tillgångar, skulder, intäkter och kostnader värderas och redovisas, vilket slår igenom både i resultatprognosens belopp och i de balansposter som driver kassaflödet. Dokumentera varje antagande direkt i prognosen – volym, pris, betalningsvillkor, momssats – så att avvikelser kan hänföras till ett enskilt antagande i stället för till hela modellen.

Samla underlag från bokföring, kundfordringar och leverantörsskulder

Enligt insightsoftware hämtas underlaget från historiska balansräkningsuppgifter, aktuell finansiell information och förväntade förändringar i verksamheten och finansieringsaktiviteterna, och arbetet innebär typiskt att analysera data från kundfordringar och leverantörsskulder. Tre källor avgör om prognosen blir realistisk: ingående balanser, nuvarande avtal och kända framtida händelser.

Bokföringen ger underlaget i juridisk mening. Enligt 1 kap. 2 § bokföringslagen omfattar räkenskapsinformation bland annat balansräkningen, grundbokföringen och huvudbokföringen, verifikationer, handlingar som en verifikation hänvisar till, systemdokumentation och behandlingshistorik, årsredovisning, årsbokslut, specifikation av balansräkningspost samt avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Verifikationer dokumenterar affärshändelser eller gjorda justeringar och är den mest detaljerade källan till hur en balanspost uppstått.

I praktiken plockas följande fram: ingående balanser för kundfordringar och leverantörsskulder med förfallodatum, åldersfördelning av utestående fordringar för att bedöma betalningsmönster, kundernas avtalade betalningsvillkor, leverantörsfakturor med förfallodagar samt kända avtal om hyra, leasing, abonnemang och försäkringar. Lägg till lönekostnader inklusive arbetsgivaravgifter och semesterlöneskuld, skatteinbetalningar och momsredovisningens perioder – dessa betalningstidpunkter sammanfaller sällan med kostnadernas periodisering.

Välj källa för balansposterna medvetet: redovisningsprinciperna enligt BFN:s regelverk påverkar hur resultat, tillgångar, skulder och eget kapital redovisas och presenteras.

Bygg resultatprognosen från intäkter och kostnader

Lägg intäkterna först och knyt dem till nettoomsättningsbegreppet i bokföringslagen (1 kap. 2 §). Bygg intäktsraderna på volym gånger pris per produkt eller tjänst och per kundgrupp, så att antagandet går att följa upp mot faktisk försäljning. Momsen hör inte till intäktsraden utan hanteras som en egen skuld till staten.

Skilj på intäktens och betalningens datum. Bokföringen utgår från affärshändelser och inte bara in- och utbetalningar, så intäkten och fordran uppstår vid fakturering medan kassapåverkan sker senare. Prognosen behöver därför två tidslinjer: en periodiserad för resultatet och en betalningsbaserad för kassan. Samma logik gäller kostnadssidan, där leverantörsskulden uppstår innan betalningen görs.

Bygg kostnaderna i kategorier: rörliga kostnader som följer volymen, fasta som hyra och löner, samt poster som påverkar resultatet men inte kassan, till exempel avskrivningar. Håll isär kostnadsslag som får olika betalningsmönster i kassaflödesprognosen – löner med arbetsgivaravgifter, inköp med leverantörskredit och kostnader som betalas i förskott. Räntekostnader och andra finansiella poster hör till resultatprognosen men har egna betalningstidpunkter.

Värderingsreglerna påverkar resultatet utan att motsvaras av betalningar. K2 och K3 anger hur tillgångar, skulder, intäkter och kostnader ska värderas, och BFN:s vägledningar innehåller lagtext, allmänna råd, kommentarer och exempel för respektive regelverk. Använd samma värderingsprinciper i prognosen som i bokslutet – annars går prognos och utfall inte att jämföra.

Omvandla resultatet till kassaflöde

Utgå från resultatprognosen och justera för allt som inte är betalning i perioden. Enligt insightsoftware kan kassaflödesprognosen byggas utifrån historiska data, aktuella ekonomiska trender samt prognostiserade intäkter och kostnader, och den analyserar kundfordringar och leverantörsskulder för att ta fram kassaflödesrapporter. Justeringsraderna är desamma som i en kassaflödesanalys: förändring av kundfordringar, leverantörsskulder och lager, avskrivningar samt betalda och erhållna räntor och skatter.

Lägg in- och utbetalningarna i tidsordning efter förväntat betalningsdatum, inte efter fakturadatum. Typiska inbetalningsrader: kundbetalningar per åldersintervall, ränteintäkter, lån, kapitaltillskott och bidrag. Typiska utbetalningsrader: leverantörsbetalningar, löner och arbetsgivaravgifter, preliminärskatt och moms, hyra och leasing, räntor och amorteringar, investeringar samt utdelning.

Räkna fram saldot rad för rad och identifiera överskott eller underskott i tid. Syftet är att i förväg se likviditetsunderskott eller -överskott och därmed ligga till grund för beslut om finansiering och rörelsekapital. När ett underskott syns i en period behöver du kunna peka på vilka rader som orsakar det – en förskjuten kundbetalning, en momsinbetalning eller en planerad investering – och vilka alternativ som finns: senarelägga utbetalningar, påskynda kundinbetalningar eller ta in kortfristig finansiering. Alternativen ska kostnadsberäknas innan de beslutas.

Stäm av prognosen mot bokföringen löpande. Varje bokföringspost är en enskild notering i grundbokföringen eller huvudbokföringen, så det går att följa hur en prognosrad utfallit och vilken affärshändelse – betalning, fordran eller skuld – som ligger bakom avvikelsen.

Uppdatera och följ upp prognosen löpande

Prognosen är en arbetsmodell, inte en engångsberäkning. Enligt insightsoftware kan företag som regelbundet uppdaterar och övervakar sina kassaflödesprognoser proaktivt hantera likviditeten på bankkonton, optimera likviditeten och minska finansiella risker. Sätt ett fast uppdateringsintervall – till exempel varje månad för resultatprognosen och varje vecka för den korta kassadelen – och en tidpunkt för när den ska vara klar i förhållande till lönekörning, momsdeklaration och betalningar.

Följ upp avvikelser per antagande i stället för per totalsumma. Jämför utfallet mot prognosens enskilda rader: volym, pris, kundernas betalningstider, leverantörernas förfallodagar och momsinbetalningarnas storlek. När ett antagande visar sig fel justerar du raden och rullar fram prognosen, så att resten av modellen behåller sin struktur och förblir jämförbar över tid.

Att ta fram prognoser är mödosamt utan stöd, och ekonomifunktionen fastnar ofta i kalkylblad när data från kundfordringar och leverantörsskulder ska analyseras. Mallar och automatiserad datahämtning från bokföringen minskar tiden per uppdatering – en förutsättning för att hålla intervallet mellan uppdateringarna kort.

Förankra antagandena i god redovisningssed

God redovisningssed utvecklas av Bokföringsnämnden (BFN), som enligt 8 kap. 1 § bokföringslagen är statens expertorgan på redovisningsområdet och ansvarar för att utveckla god redovisningssed. BFN ger ut allmänna råd till bestämmelserna i bokföringslagen och årsredovisningslagen samt vägledningar och informationsmaterial. Vägledningarna innehåller lagtext, BFN:s allmänna råd, kommentarer och exempel. Reglerna i vägledningen om Bokföring ska tillämpas av alla fysiska och juridiska personer som är bokföringsskyldiga.

Använd BFN:s begrepp när du formulerar prognosens rader, så att prognosen kan läsas mot redovisningen. En bokföringspost är varje enskild notering i grundbokföringen eller huvudbokföringen. För verifikation, räkenskapsinformation, affärshändelser och nettoomsättning gäller definitionerna i avsnitten ovan.

Knyt prognosen till det K-regelverk företaget tillämpar. K3 är huvudalternativet för icke noterade företag, medan många mindre företag i stället kan upprätta årsredovisning enligt K2-regelverket, Årsredovisning i mindre företag (BFNAR 2016:10). BFN har bland annat gett ut BFNAR 2017:3 Årsbokslut (K2/K3), BFNAR 2012:1 Årsredovisning och koncernredovisning (K3) och BFNAR 2013:2 Bokföring. Regelverksvalet påverkar nyckeltal och jämförbarhet mellan år, så dokumentera prognosens antaganden enligt samma principer som årsredovisningen vilar på – då kan samma siffror förklaras för ägare, banker och andra externa parter.

Nyckelregler och källor för prognosarbete