Vilka nyckeltal bör styrelsen följa månadsvis?

Varför månadsvis uppföljning kräver få men rätt valda nyckeltal

Nyckeltal är ekonomiska mått för att analysera och jämföra ett företags prestation över tid och mellan företag, enligt RSM. Enligt Boardeaser är ett nyckeltal bara relevant i förhållande till något: utgångspunkten är de mål och strategier styrelsen antagit, och mätningen ska visa hur verksamheten presterar mot dem.

Boardeaser beskriver kedjan vision (vad vi vill vara) – strategi (hur vi kommer dit) – mål (vad som måste uppfyllas) – kritiska faktorer (vad som krävs) – nyckeltal (hur vi mäter) – initiativ (handlingsplanen). Hänger kedjan ihop blir det lättare att ta fram relevant rapportering som leder till rätt åtgärder.

Volymen i månadsrapporten till styrelsen ska hållas nere. Boardeaser konstaterar att styrelse och ledning bara behöver se nyckeltal som säger något i förhållande till styrelsens ansvar och strategiska beslut, och att rapporteringen ska vara summerad med få men noga utvalda nyckeltal.

Samma källa betonar att kommentarer till mätvärdena är mycket viktiga – en siffra utan förklaring ger ingen vägledning om vad styrelsen ska besluta.

Det månatliga underlaget vilar på den löpande bokföringen. Enligt Bokföringsnämnden gäller regler om löpande bokföring, tidpunkten för bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation och systemdokumentation för alla fysiska och juridiska personer som är bokföringsskyldiga.

Årsredovisningen enligt K2 eller K3 ska enligt BFN innehålla förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter – de månatliga nyckeltalen bygger på samma underliggande konton.

Bolagsverket beskriver att alla styrelseledamöter har ett grundläggande ansvar för att sköta aktiebolaget enligt lagar och regler och att ta hand om företagets förvaltning. Därför görs månadsuppföljningen mot styrelsens egna mål och inte mot en allmän lista.

Kärnnyckeltal styrelsen bör följa varje månad

RSM listar sju centrala nyckeltal: räntabilitet, soliditet, rörelseresultat, rörelsemarginal, bruttomarginal, kassalikviditet och vinstmarginal. SCB:s Nyckeltalshandboken beskriver i sin tur avkastning, likviditet och soliditet som välkända nyckeltal för företagets effektivitet, betalningsberedskap och stabilitet. Tillsammans svarar de på tre frågor styrelsen behöver varje månad: tjänar verksamheten pengar, klarar den sina betalningar och är den finansierad på ett hållbart sätt?

Kassalikviditeten visar förmågan att betala kortfristiga skulder med omsättningstillgångar, och RSM anger tumregeln minst 1,0 (100 procent). Nyckeltal.se räknar även balanslikviditet (current ratio) och rörelsekapital (working capital) till likviditetsnyckeltalen. Soliditeten anger hur stor del av tillgångarna som finansierats med eget kapital, medan skuldsättningsgraden visar förhållandet mellan företagets skulder och eget kapital.

Rörelseresultatet är skillnaden mellan rörelseintäkter och rörelsekostnader och visar den operativa prestationen före finansiella poster och skatter. Rörelsemarginalen anger hur stor andel av intäkterna som är kvar efter rörelsekostnaderna och uttrycks i procent.

Bruttomarginalen mäter hur mycket av omsättningen som återstår efter direkta kostnader, och vinstmarginalen visar vinsten som andel av omsättningen (RSM). Räntabiliteten mäter avkastning på kapital och hur effektivt företaget använder sitt kapital; nyckeltal.se nämner avkastning på eget kapital som ett lönsamhetsmått i samma familj.

Därtill kommer kassaflödet och kundfordringarnas längd – mått som inte är marginalmått utan visar när pengarna faktiskt rör sig. Urvalet måste anpassas efter verksamheten: Boardeaser påpekar att varje verksamhet gör sin egen resa och antar sina egna mål, och att frågan "Vilken data är nyckeln?" hjälper till att sålla bort irrelevant data.

Ett bolag med stora lager binder kapital på ett annat sätt än ett tjänsteföretag, och då flyttar tyngdpunkten i månadsrapporten.

Likviditet och kassaflöde – först när pengarna rör sig

Likviditeten indikerar företagets förmåga att möta kortfristiga ekonomiska åtaganden, enligt nyckeltal.se, och kassalikviditeten mäter förmågan att betala kortfristiga skulder med omsättningstillgångar. RSM anger tumregeln minst 1,0 (100 procent) för kassalikviditeten, men betonar att nyckeltalet ska läsas som en trend över tid, inte som ett enskilt tal.

Boardeaser är tydlig med konsekvensen av att inte följa måtten: utan koll på exempelvis likviditet, eget kapital och kassaflöde kan bolaget snabbt hamna på obestånd eller i kontrollbalansräkning. I Boardeasers exempel antog styrelsen i Exempelbolaget AB en strategi för att förbättra likviditeten och valde tre KPI:er för att utvärdera den: likviditet, längd kundfakturor och kassaflödesanalys.

Kundfakturornas längd är central eftersom den avgör hur länge kapitalet ligger bundet hos kunderna innan det blir likvida medel. Fler dagar innebär att företaget finansierar sina kunder, vilket ökar finansieringsbehovet och försämrar betalningsberedskapen; kortare betalningstider frigör kassa. Styrelsen bör därför följa både nivån på likviditeten och förändringen i kundfordringarnas omsättningshastighet varje månad – där syns en försämring tidigast.

Soliditet och skuldsättningsgrad – den finansiella stabiliteten

Soliditeten anger hur stor del av tillgångarna som finansierats med eget kapital. RSM beskriver att en hög soliditet innebär mindre beroende av lån, en stark finansiell grund och långsiktig överlevnadsförmåga; nyckeltal.se jämför eget kapital med totala tillgångar.

Skuldsättningsgraden visar förhållandet mellan företagets skulder och eget kapital, vilket enligt nyckeltal.se indikerar risken i den långsiktiga finansieringen. Måtten hänger ihop: sjunkande soliditet och stigande skuldsättningsgrad betyder att expansion eller förluster finansieras med lån i stället för eget kapital.

I månadsrapporten är det utvecklingen som är beslutsunderlaget, inte nivån i sig. SCB:s Nyckeltalshandboken skiljer på vad måtten visar – avkastning, likviditet och soliditet står för effektivitet, betalningsberedskap respektive stabilitet. Ett bolag kan ha fullt godtagbar soliditet och ändå få problem med betalningarna en enskild månad; måtten bör därför läsas parallellt i samma rapport.

Lönsamhet: rörelseresultat, marginaler och räntabilitet

Rörelseresultatet är skillnaden mellan rörelseintäkter och rörelsekostnader och visar den operativa prestationen före finansiella poster och skatter, enligt RSM. Månadsvis visar det om själva verksamheten – före räntekostnader och engångsposter – bär sig.

Marginalerna sätter rörelseresultatet i proportion till volymen. Rörelsemarginalen visar hur stor andel av intäkterna som är kvar efter rörelsekostnaderna; en hög rörelsemarginal tyder på effektiv kostnadskontroll och måttet uttrycks i procent (RSM).

Bruttomarginalen mäter hur mycket av omsättningen som återstår efter direkta kostnader och är användbar för att bedöma lönsamheten i kärnverksamheten. Vinstmarginalen visar vinsten som andel av omsättningen och används för den övergripande lönsamhetsanalysen. Nyckeltal.se lyfter fram rörelsemarginal och avkastning på eget kapital som exempel på lönsamhetsnyckeltal.

Räntabiliteten mäter avkastning på kapital och visar hur effektivt företaget använder sitt kapital för att generera vinst; ett högt värde indikerar god lönsamhet (RSM). SCB kopplar på samma sätt avkastningsmått till företagets effektivitet. Marginalerna och räntabiliteten blir användbara först när de jämförs med styrelsens mål och med tidigare månader – annars tolkas säsongsvariationer lätt som trendbrott.

Rörelsekapital och kundfordringar – bindningen i verksamheten

Nyckeltal.se räknar rörelsekapital (working capital) som ett likviditetsnyckeltal, vid sidan av balanslikviditet (current ratio). Rörelsekapitalet – omsättningstillgångar minus kortfristiga skulder – visar hur mycket kapital som är bundet i den löpande verksamheten. En ökning binder medel som antingen måste finansieras med lån eller dras från kassan.

Kundfordringarnas längd mäter hur många dagar kunderna i genomsnitt tar på sig att betala och är den enskilda post som snabbast kan förändra rörelsekapitalet. Boardeaser använder just "längd kundfakturor" som en av tre utvalda KPI:er i exemplet med Exempelbolaget AB:s likviditetsstrategi, vid sidan av likviditet och kassaflödesanalys. Ökad genomsnittlig betalningstid binder kapital längre, vilket ökar finansieringsbehovet och försämrar betalningsförmågan.

Följer styrelsen rörelsekapital och kundfordringarnas längd månadsvis kan den agera innan effekten når likviditeten. Typiska åtgärder: se över betalningsvillkor, faktureringsrutiner och påminnelseprocesser samt följ de största enskilda fordringarna – enstaka stora kunder kan snabbt förändra genomsnittet.

Förändring i kundfordringarnas längd – effekt på rörelsekapital

Verksamhetsspecifika KPI:er när strategin kräver det

Boardeaser noterar att styrelser ofta fokuserar enbart på finansiella nyckeltal. Har styrelsen exempelvis antagit en strategi för ökad kundnöjdhet bör även den mätas så att den kan följas upp. Samma logik gäller andra kritiska faktorer i kedjan från vision till handlingsplan – varje antagen strategi behöver minst ett mått som visar om den rör sig i rätt riktning.

Boardeaser pekar på en risk med att utgå från konkurrenters KPI:er: varje verksamhet gör sin egen resa och antar sina egna mål, och den som mäter samma saker som konkurrenterna tappar lätt fokus från de egna strategierna. Rekommendationen är att utgå från frågan "Vilken data är nyckeln?" när något ska mätas, för att sålla bort irrelevant data.

Verksamhetsspecifika KPI:er bör ingå i samma månadsrapport som de finansiella måtten. Boardeaser framhåller att extern kommunikation mot aktieägare och finansmarknad kan innehålla KPI:er, och att omvärlden förstår vad ledningen prioriterar om samma nyckeltal kommuniceras externt som internt.

Så blir månadsrapporten ett beslutsunderlag

Rapporteringen till styrelse och ledning ska enligt Boardeaser vara summerad med få men noga utvalda nyckeltal, och kommentarer till mätvärdena är mycket viktiga. Till avdelningar längre ner i organisationen kan rapporteringen vara mer detaljerad och specifik och mäta de mål och handlingsplaner som gäller där – samma siffror ska inte skickas i samma form till alla mottagare.

Varje mått blir begripligt först i en jämförelse. Enligt RSM används nyckeltal för att analysera och jämföra ett företags prestation över tid och mellan företag, bedöma finansiell stabilitet och lönsamhet samt identifiera styrkor och svagheter i verksamheten. I månadsrapporten visas därför varje nyckeltal mot föregående månad, mot budget eller mot styrelsens mål.

Slutligen ska nyckeltalen kopplas till åtgärder. Boardeaser beskriver kedjan vision – strategi – mål – kritiska faktorer – nyckeltal – initiativ och påpekar att när den hänger ihop blir det lättare att ta fram relevant rapportering som leder till att rätt åtgärder vidtas. I praktiken betyder det att avvikelser följs av en kommentar om orsak och ett förslag till beslut eller handlingsplan, så att styrelsen följer utvecklingen i måtten och inte bara enskilda tal.