Så räknar du på kostnaden för en nyanställning

Helhetsbild: Detta ingår i kostnaden för en nyanställning

En nyanställning kostar mer än lön, enligt Arbetsförmedlingen. Arbetsgivaravgiften finansierar grundläggande försäkringsskydd som sjukförsäkrings-, pensions- och arbetsskadeavgifter. Semesterersättning tillkommer. Med kollektivavtal måste du också teckna avtalets försäkringar.

Utan medlemskap i arbetsgivarorganisation kan du teckna hängavtal med facket. Det innebär att du och facket följer branschens avtal, enligt Arbetsförmedlingen.

Rekryteringen kostar tid: analys av behov, kravprofil, annons, urval, intervjuer, referenstagning, eventuella rekryteringskonsulter samt introduktion och upplärning. Vid en vakans tillkommer förlorade intäkter medan du söker ersättare.

Arbetsförmedlingen rekommenderar att kalkylera både intäkter och kostnader och hur rekryteringen bidrar ekonomiskt, kompetensmässigt eller på annat sätt. Vinster kan vara ökad försäljning, produktivitet eller färre sjukskrivningar.

1. Utgå från bruttolön och räkna upp till årslön

Företagarnas kalkylverktyg räknar årslön som månadslön × 12. En månadslön på 30 000 kronor ger 360 000 kronor i årslön före arbetsgivaravgifter, semester och pension.

Bruttolönen är bas för arbetsgivaravgifterna. Skatteverket anger full arbetsgivaravgift till 31,42 procent på bruttolön och förmånsvärden. Verksamt.se anger samma sats: 31,42 procent av bruttolön och skattepliktiga ersättningar.

Skattepliktiga förmåner påverkar underlaget. Skatteverket anger att förmånens värde beräknas som marknadsvärdet × 1,2, medan arbetsgivaravgifterna beräknas automatiskt på marknadsvärdet.

2. Lägg på arbetsgivaravgifter

Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent av bruttolön och förmånsvärden, enligt Skatteverket. Avgiften redovisas och betalas i arbetsgivardeklarationen. Du ska redovisa och betala arbetsgivaravgifter när du betalar ut ersättning för arbete på totalt 1 000 kronor eller mer under ett år till en person med A-skatt.

För 2026 fördelar Skatteverket de 31,42 procenten så: sjukförsäkringsavgift 3,55 procent, föräldraförsäkringsavgift 2,00 procent, ålderspensionsavgift 10,21 procent, efterlevandepensionsavgift 0,30 procent, arbetsmarknadsavgift 2,64 procent, arbetsskadeavgift 0,10 procent och allmän löneavgift 12,62 procent.

Ålder kan sänka avgiften. Från 1 januari 2026 betalar du bara ålderspensionsavgift, 10,21 procent, på ersättning för arbete till den som vid årets ingång fyllt 67 år eller mer. För personer födda 1937 eller tidigare betalas inga arbetsgivaravgifter.

För 19–23-åringar finns en tillfällig nedsättning för ersättningar som betalas ut 1 april 2026–30 september 2027. Under 2026 omfattar den anställda födda 2003–2007. Du betalar då ålderspensionsavgift och hälften av övriga avgifter, 20,81 procent, på ersättning upp till 25 000 kronor per kalendermånad. Över 25 000 kronor betalar du fulla arbetsgivaravgifter, 31,42 procent.

Arbetsgivaravgifter 2026 – Delning av 31,42 %

3. Räkna in semesterlön och semesterersättning

Semesterlön är en kostnad utöver månadslönen. Företagarna anger att den anställde har rätt till semesterlön, att den är en företagskostnad och ska ingå i kalkylen. Arbetsförmedlingen påpekar att du också ska betala semesterersättning.

Semesterlagen har två alternativa beräkningsregler. Företagarnas beräkning använder procentregeln och ett tillägg på 0,48 procent av månadslönen för varje semesterdag den anställde har rätt till utöver 25. Använd den semesterrätt och beräkningsregel som gäller för din anställda i kalkylen.

Lägg semesterkostnaden som ett separat påslag, inte inbäddad i månadslönen. Då syns hur semesterrätten och eventuella extra semesterdagar påverkar totalen.

4. Pension, försäkringar och avtalskostnader

Med kollektivavtal eller hängavtal måste du enligt Arbetsförmedlingen teckna avtalets försäkringar. Det kan ge pensions- och försäkringskostnader utöver lön och arbetsgivaravgifter.

Arbetsgivaravgiften innehåller 10,21 procent i ålderspensionsavgift 2026, enligt Skatteverket. Kollektivavtalets pensions- och försäkringslösningar tillkommer om avtalet kräver det. Nivåerna styrs av avtalet och hämtas därifrån eller beräknas i ett lönekalkylverktyg.

Arbetsförmedlingen hänvisar till verksamt.se:s lönekalkylator för preliminär kostnad för en anställd. Där visas kostnad för skatt och avgifter samt eventuella avtalsförsäkringar. Verksamt.se anger att kalkylatorn omfattar lön, semestertillägg, försäkringskostnader, särskild löneskatt och arbetsgivaravgifter.

5. Rekryterings- och introduktionskostnader

Rekryteringskostnaden är både tid och direkta utlägg. Enligt Arbetsförmedlingen tillkommer tid för behovsanalys, kravprofil, annonsering, urval, intervjuer och referenstagning. Direkta kostnader kan vara annonser och eventuella rekryteringskonsulter.

Introduktion och upplärning av den nya medarbetaren är också en kostnad enligt Arbetsförmedlingen. Vid en vakans tillkommer dessutom förlorade intäkter medan du letar ersättare.

Arbetsförmedlingen konstaterar att rekrytering kan ta tid, men att tid lagd på rätt saker snart tjänas in. Avsätt därför tid för behovsanalys och gör inte kravprofilen till en omöjlig önskelista.

6. Dra av anställningsstöd i nettokalkylen

Nystartsjobb är ett ekonomiskt stöd för arbetsgivare som anställer någon som varit borta från arbetslivet längre tid eller är nyanländ i Sverige, enligt Arbetsförmedlingen. Ersättningen beror på den anställdes bakgrund och har tre nivåer: 1, 2 och 2,5 gånger arbetsgivaravgiften. Stödet kan ges i 6 månader upp till 2 år, och beslut fattas som längst ett år i taget.

Ersättningen beräknas på bruttolön, sjuklön, semesterlön och vissa skattepliktiga förmåner. Du får ersättning för lön upp till 20 000 kronor per månad vid heltidsarbete. För lön över 20 000 kronor får du ingen ersättning. Vid deltidsarbete minskar stödet proportionellt; vid 50 procents tjänstgöring får du exempelvis ingen ersättning för lön över 10 000 kronor per månad.

Nivån styrs av ålder och frånvarotid. Enligt Arbetsförmedlingen: 1 gånger arbetsgivaravgiften för 20–24-åringar med frånvaro 6 månader–2 år; 1 gånger för personer från 25 år till riktåldern med frånvaro 1–2 år; 2 gånger för personer från 20 år till riktåldern med frånvaro 2–3 år; 2,5 gånger för personer från 20 år till riktåldern med frånvaro över 3 år. För nyanlända gäller 2,5 gånger arbetsgivaravgiften, och för deltagare i jobb- och utvecklingsgarantin 1 gånger.

Anställningen måste vara vanlig, och arbetsgivaren måste erbjuda lön enligt kollektivavtal under hela anställningen. Anställningen får inte börja innan beslut om stöd har fattats, och stödet kan inte beviljas för en redan pågående anställning. För nyanlända ska anställningen påbörjas inom 36 månader från första uppehållstillståndet.

Nystartsjobb – Stödnivåer beroende på ålder och frånvarotid

Räkneexempel: Från månadslön till total kostnad

Med månadslön 30 000 kronor blir årslönen 30 000 × 12 = 360 000 kronor, enligt Företagarnas princip att årslönen är månadslönen × 12.

Arbetsgivaravgiften blir 360 000 × 31,42 procent = 113 112 kronor. Lön plus arbetsgivaravgifter blir 360 000 + 113 112 = 473 112 kronor. Det är inte totalen: semesterlön, pension/försäkringar och rekrytering tillkommer.

Lägg till semesterlön enligt semesterlagen och tillämpligt avtal. Företagarnas kalkylverktyg använder procentregeln och ett tillägg på 0,48 procent av månadslönen för varje semesterdag utöver 25 som den anställde har rätt till.

Om kollektivavtal eller hängavtal gäller, lägg till avtalets pensions- och försäkringskostnader. Använd avtalets nivåer eller verksamt.se:s lönekalkylator, som enligt Arbetsförmedlingen visar kostnad för skatt, avgifter och eventuella avtalsförsäkringar.

Lägg till rekryterings- och introduktionskostnader: analys, kravprofil, annons, urval, intervjuer, referenstagning, eventuella rekryteringskonsulter, introduktion och upplärning samt eventuella förlorade intäkter under vakansen. Om nystartsjobb beviljas, dra av stödet i nettokalkylen. Stödet beräknas på lön upp till 20 000 kronor per månad vid heltid och kan vara 1, 2 eller 2,5 gånger arbetsgivaravgiften – räkna med rätt nivå och tak.

Total kostnad = årslön + arbetsgivaravgifter + semesterlön + pension/försäkringar enligt avtal + rekrytering och introduktion − eventuellt anställningsstöd. I exemplet är de två första posterna 473 112 kronor; övriga poster måste läggas till med dina egna avtals- och rekryteringsuppgifter.

Steg-för-steg: Räkna ut kostnaden för en nyanställning

Checklista innan du bestämmer dig

Checklista: Utgå från månadslön och räkna upp till årslön med 12 månader. Lägg på arbetsgivaravgifter med rätt sats – full avgift är 31,42 procent, men ålder och tillfälliga nedsättningar kan ändra nivån. Räkna in semesterlön och semesterersättning. Ta med pension och försäkringar vid kollektivavtal eller hängavtal. Lägg till rekrytering, introduktion och eventuella förlorade intäkter under vakansen.

Ansök om anställningsstöd innan anställningen börjar. Nystartsjobb får inte börja innan beslut har fattats och kan inte beviljas för en redan pågående anställning. Arbetsgivaren måste erbjuda lön enligt kollektivavtal under hela anställningen.

Vanliga missar: att bara räkna på månadslönen och glömma arbetsgivaravgifter, semester, pension/försäkringar, rekryteringstid och introduktion; att räkna med anställningsstöd som ännu inte beslutats; att göra kravprofilen så omfattande att den blir omöjlig att uppfylla.

Använd verksamt.se:s lönekalkylator för en preliminär kostnad och kontrollera skatt, avgifter och eventuella avtalsförsäkringar. Kalkylera både intäkter och kostnader så att beslutet bygger på hur rekryteringen bidrar ekonomiskt, kompetensmässigt eller på annat sätt.

Checklista: Förberedelse innan du anställer