Från första avtal till återkommande intäkter

Offentlig upphandling är en löpande marknad – inte en engångsaffär

Offentlig upphandling är den process som offentliga organisationer använder för att göra inköp, styrd av särskilda regler. Enligt Upphandlingsmyndigheten uppskattas värdet av den offentliga upphandlingen i Sverige, de upphandlingspliktiga inköpen, till över 1 000 miljarder kronor per år. Behovet återkommer år efter år, vilket gör offentlig sektor till en löpande marknad i stället för en engångsaffär.

Regelverket ska värna skattemedel och sund konkurrens. Upphandling ska främja kostnadseffektivt användande av skattemedel, underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor och se till att det företag som erbjuder de mest förmånliga villkoren vinner. Transparens och insyn ska motverka korruption.

Offentlig upphandling kan användas strategiskt för att bidra till hållbar samhällsutveckling och innovation. För leverantören är första avtalet därför inte slutmålet, utan starten på en relation. Återkommande intäkter kan byggas genom nya avrop, förnyad konkurrensutsättning och förlängningsoptioner i ramavtal.

Viktiga siffror inom offentlig upphandling i Sverige

Vägen in: från annonserad upphandling till första avtal

Vägen in i offentlig sektor följer upphandlingsprocessen, och LOU (2016:1145) är indelad i kapitel som speglar stegen. Ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling finns i 7 kap., annonsering och inbjudan i 10 kap. och avtalsspärr, överprövning och skadestånd i 20 kap. Det är i de stegen som grunden för återkommande affärer läggs.

Kommunikation, information till leverantörer och dokumentation regleras i 12 kap. och egen försäkran samt utredning om leverantörer i 15 kap. För säljaren är dessa steg avgörande: utan fullständig dokumentation kan anbudet inte utvärderas. Samtidigt blir dokumentationen underlaget för nästa avrop.

Första avtalet kräver att leverantören följer annonseringen, uppfyller kvalificeringskraven, lämnar anbud i rätt tid och kan utvärderas enligt den upphandlande organisationens grunder. Pris är inte allt. Förmågan att uppfylla ställda krav och göra leveransen uppföljningsbar avgör också.

Efter tilldelning kan avtalsspärr och överprövning påverka när kontraktet börjar gälla. Vid förhandlat förfarande utan föregående annonsering kan den upphandlande organisationen publicera en förhandsinsyn och vänta 10 dagar på att någon överklagar förfarandet, enligt Upphandlingsmyndigheten. Första avtalet är inte klart förrän spärren löpt ut.

Efter signering: avtalet är ramen för allt som följer

Upphandlingsreglerna är i första hand förfarandelagstiftning. De styr hur upphandlande organisationer ska agera då ett kontrakt ska tilldelas. När ett upphandlat kontrakt är undertecknat finns få regler i upphandlingslagstiftningen som explicit styr parterna, enligt Tobias Indén och Tom Madell i SvJT 2025.

I stället förväntas parternas relation vara omsorgsfullt reglerad i det upphandlade avtalet. Avtalet blir ramen för allt som följer: vad som ingår, volymer eller åtaganden, beställningar och avrop, pris- och villkorsändringar samt hantering av avvikelser.

Ska första avtalet bli början på återkommande intäkter måste leverantören behandla avtalet som levande styrdokumentation – inte som en administrativ bilaga till anbudet.

Tolka och komplettera avtalet innan otydligheter kostar intäkter

Upphandlade avtal kan innehålla otydligheter som gör att de behöver tolkas, enligt Tobias Indén och Tom Madell i SvJT 2025. Avtal som ingås efter en upphandling är av skiftande kvalitet, inte minst vad gäller tydlighet. Otydligheter som lämnas öppna kan kosta leverantören intäkter.

Det finns inga explicita regler i upphandlingslagstiftningen som reglerar hur upphandlade avtal ska tolkas. Ledning måste i stället sökas i de principer som utvecklats inom den allmänna avtalsrätten, enligt Indén och Madell.

Praktiskt bör leverantören säkra vad uppdraget omfattar, när leverans eller utförande ska ske och hur löpande åtaganden hanteras. Otydliga skrivningar som lämnas öppna kan bli kostsamma om kunden tolkar dem annat än leverantören.

Ramavtal och avrop: här kan återkommande intäkter byggas

Ramavtal och annan samordnad upphandling är centrala för återkommande intäkter, och LOU har ett eget kapitel för ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling (7 kap.). Kammarkollegiet har ramavtal där kunderna gör avrop i stället för att genomföra nya upphandlingar. Det ger leverantören återkommande beställningar i stället för en engångsaffär.

Leverantören behöver förstå hur avropen går till, vara enkel att beställa från och leva upp till ramavtalets villkor. Inför en avropsförfrågan kan kunden göra ett skriftligt samråd med leverantörerna, och förnyad konkurrensutsättning förväntas ge bättre priser. Det är genom avropen som relationen och intäkterna växer.

I ramavtalen styr avtalslängden och eventuella förlängningsoptioner hur länge intäkterna kan löpa. En förlängningsoption kan vara tolv månader, och leverantörerna kan erbjuda flera abonnemangstyper inom samma område. Abonnemang och förlängningar blir därför bland de mest förutsägbara intäktskällorna.

Avrop vs. ny upphandling – jämförelse av risker och möjligheter

Fullgörande, kommunikation och dokumentation som motor för merförsäljning

Leveransen slutar inte vid tilldelningen: uppföljning, information och dokumentation är en del av den upphandlande organisationens process. I ramavtalet kan kunden följa upp täckningsgrad, antal lyckade samtal och möjlighet till uppföljning. För leverantören är det här merförsäljningen börjar.

Riksrevisionen granskar staten, och i Riksrevisorns årliga rapport 2025 understryks vikten av att värna förtroendet för staten, särskilt genom att regeringen och myndigheterna är tydliga i sin styrning. För en leverantör som vill bli vald igen betyder det att leveransen ska vara enkel att följa upp och dokumentera.

För leverantören blir nöjd kund och tydlig dokumentation en motor för merförsäljning. Dokumenterade leveranser, avvikelser och åtgärder gör det enklare för kunden att fortsätta beställa och för leverantören att framstå som ett tryggt val vid nästa avrop.

Hållbarhet och innovation som dörröppnare till nästa avtal

Offentlig upphandling kan användas strategiskt för att bidra till hållbar samhällsutveckling. Upphandlingsmyndigheten lyfter fram möjligheten att efterfråga socialt och miljömässigt hållbara produkter och tjänster och att använda leverantörers innovationsförmåga för att utveckla nya lösningar.

Hållbarhet och innovation kan därför bli dörröppnare till nästa avtal. Den leverantör som visar hur den bidrar till kundens hållbarhetsmål och kan utveckla lösningar tillsammans med kunden positionerar sig för framtida behov.

Det förlänger intäktsrelationen: från att ha levererat det första avtalet efterfrågade till att bli en partner som kan vara med och forma nästa upphandling eller avrop.

Risker som kan stoppa resan från första avtal till återkommande intäkter

Riskerna från första avtal till återkommande intäkter är flera. Avtalsspärr, överprövning och skadestånd regleras i 20 kap. i LOU. Enligt Upphandlingsmyndigheten kan ett avtal ogiltigförklaras om det ingåtts genom otillåten direktupphandling eller tilldelats efter en förnyad konkurrensutsättning från ett ramavtal som upphandlats enligt 19 kap.

Otydliga avtal är en annan risk. Enligt Indén och Madell (SvJT 2025) måste otydligheter i upphandlade avtal tolkas med ledning av principerna inom den allmänna avtalsrätten. Det kan leda till tvister om vad som faktiskt ingår i uppdraget.

Därtill kommer risken att kunden tappar förtroende. Riksrevisorns årliga rapport 2025 pekar på att långvariga brister i samverkan och informationsdelning mellan myndigheter kan minska förtroendet för myndigheternas förmåga. Skyddet för leverantören är att följa förfarandet, teckna tydliga avtal, dokumentera leveransen och bygga förtroende hos kunden.

Så blir första avtalet början på en intäktsström

Förstå upphandlingsprocessen, kvalificera dig rätt, lämna ett konkurrenskraftigt anbud och säkerställ att första avtalet tecknas korrekt. Tolk därefter avtalet och komplettera det så att otydligheter inte urholkar intäkterna.

Leverera via avrop, sköt fullgörandet, kommunicera och dokumentera. Bygg förtroende hos kunden och använd hållbarhet och innovation för att positionera dig för nästa behov. Då blir första avtalet inte en engångsaffär utan början på en intäktsström.

En enkel handlingsplan: 1) kartlägg upphandlingsprocessen och dina kvalificeringsbevis; 2) granska avtalet före signering och säkra leverans, avrop och förlängningsoptioner; 3) använd avropsverktygen – snabbguide, checklista inför avrop, mall för avropsförfrågan och mall för leveransavtal; 4) följ upp avrop och resultat; 5) använd hållbarhet och innovation i nästa kundkontakt.