Från första avtal till återkommande intäkter

Offentlig upphandling är en löpande marknad – inte en engångsaffär

Offentlig upphandling är processen där offentliga organisationer gör inköp, och den styrs av särskilda regler. Enligt Upphandlingsmyndigheten omsätter svensk offentlig upphandling över 1 000 miljarder kronor per år, vilket motsvarar drygt en sjättedel av Sveriges BNP. Det handlar alltså inte om en nisch, utan om en löpande marknad där behov uppstår år efter år.

Regelverket ska värna skattemedlen och säkra sund konkurrens. Upphandling ska bland annat främja ett kostnadseffektivt användande av skattemedel, underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor och se till att det företag som erbjuder de mest förmånliga villkoren vinner. Transparens och insyn ska också motverka korruption.

Offentlig upphandling kan dessutom användas strategiskt för hållbar samhällsutveckling och innovation. För leverantören innebär det att första avtalet inte är slutmålet: det är startpunkten för en relation som kan ge återkommande intäkter genom nya avrop, förlängningar och nya uppdrag.

Nyckeltal om svensk offentlig upphandling

Vägen in: från annonserad upphandling till första avtal

Vägen in i offentlig sektor följer i huvudsak upphandlingsprocessen. LOU (2016:1145) är indelad i kapitel som speglar stegen: upphandlingsförfaranden (6 kap.), annonsering och inbjudan (10 kap.), tidsfrister (11 kap.), kommunikation, information och dokumentation (12 kap.), uteslutning (13 kap.), kvalificering (14 kap.), egen försäkran och utredning (15 kap.) samt utvärdering och tilldelning (16 kap.).

För att få första avtalet på plats behöver leverantören följa det som annonseras, uppfylla kvalificeringskraven, lämna anbud i rätt tid och kunna utvärderas enligt de grunder som den upphandlande organisationen har valt. Här avgörs inte bara pris, utan också förmågan att uppfylla ställda krav och att göra det på ett sätt som går att följa upp.

Efter tilldelning kan avtalsspärr och överprövning påverka när kontraktet kan börja gälla. LOU har särskilda kapitel om avtalsspärr, överprövning och skadestånd (20 kap.) samt tillsyn och upphandlingsskadeavgift (21 kap.). Första avtalet är därför inte klart förrän förfarandet har passerat dessa steg.

Efter signering: avtalet är ramen för allt som följer

Upphandlingsreglerna är i första hand förfarandelagstiftning: de styr hur upphandlande organisationer ska agera när ett kontrakt ska tilldelas. När ett upphandlat kontrakt väl är undertecknat finns det få regler i upphandlingslagstiftningen som explicit styr parterna. Det konstateras i SvJT-artikeln Tolkning av upphandlade avtal.

I stället förväntas parternas relation vara omsorgsfullt reglerad i det upphandlade avtalet. Det gör avtalet till ramen för allt som följer: vad som ingår, vilka volymer eller åtaganden som gäller, hur beställningar och avrop ska ske, hur priser och villkor får ändras och vad som händer vid avvikelser.

För att första avtalet ska kunna bli början på återkommande intäkter måste leverantören därför behandla avtalet som en levande styrdokumentation, inte som en administrativ bilaga till anbudet.

Tolka och komplettera avtalet innan otydligheter kostar intäkter

Avtal kan innehålla otydligheter som gör att de behöver tolkas. De kan också vara ofullständiga och behöva fyllas ut med lagbestämmelser. Det gäller även avtal som har slutits efter en offentlig upphandling, enligt SvJT-artikeln.

Varken upphandlingsdirektiven eller den svenska lagstiftningen tar ställning i frågan om hur parternas ömsesidiga förpliktelser ska tolkas i dessa fall. Frågan får bedömas genom en tolkning av avtalet och med tillämpning av sedvanliga tolkningsprinciper.

Praktiskt innebär det att leverantören bör säkra vad som ingår i uppdraget, när leverans eller utförande ska ske och hur löpande åtaganden ska hanteras. Otydliga skrivningar som lämnas öppna kan annars bli kostsamma när kunden gör en annan tolkning än leverantören.

Ramavtal och avrop: här kan återkommande intäkter byggas

Ramavtal och andra samordnade upphandlingar är centrala för återkommande intäkter. LOU har ett eget kapitel för ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling (7 kap.). Sådana strukturer gör att en upphandlande organisation kan samordna sina inköp och att leverantören kan bli föremål för återkommande avrop i stället för en engångsaffär.

För leverantören gäller det att förstå hur avropen går till, vara enkel att beställa från och leva upp till de villkor som ramavtalet ställer. Det är ofta genom avropen som relationen och intäkterna växer.

Upphandlingsmyndigheten framhåller att mindre affärer, så kallade direktupphandlingar, mer liknar ett inköp i privat sektor än större affärer där fler regler i upphandlingslagarna gäller. Direktupphandling kan därför vara en väg in till löpande affärer, även om den inte ger samma struktur som ett ramavtal.

Direktupphandling vs. Ramavtal – jämförelse för återkommande intäkter

Fullgörande, kommunikation och dokumentation som motor för merförsäljning

Fullgörande av kontrakt är ett eget kapitel i LOU (17 kap.), och kommunikation, information till leverantörer och dokumentation regleras i 12 kap. Det visar att leveransen inte slutar vid tilldelningen: uppföljning, information och dokumentation är en del av den upphandlande organisationens process.

Riksrevisorns årliga rapport 2025 betonar vikten av att värna förtroendet för staten, särskilt genom tydlighet, transparens, intern styrning och kontroll samt kompetensförsörjning. Bristande styrning och kontroll kan urholka förtroendet, och detsamma gäller brister i kompetensförsörjningen.

För leverantören blir nöjd kund och tydlig dokumentation en motor för merförsäljning. Genom att dokumentera leveranser, avvikelser och åtgärder blir det enklare för kunden att fortsätta beställa och för leverantören att visa att man är ett tryggt val vid nästa avrop.

Hållbarhet och innovation som dörröppnare till nästa avtal

Offentlig upphandling kan användas strategiskt för hållbar samhällsutveckling. Upphandlingsmyndigheten lyfter fram möjligheten att efterfråga socialt och miljömässigt hållbara produkter och tjänster och att använda leverantörers innovationsförmåga för att utveckla nya lösningar. Regeringen har också tagit fram en nationell upphandlingsstrategi.

För leverantören innebär det att hållbarhet och innovation kan bli dörröppnare till nästa avtal. Genom att visa hur man bidrar till kundens hållbarhetsmål och hur man kan utveckla lösningar tillsammans med kunden positionerar man sig för framtida behov.

Det förlänger intäktsrelationen: från att ha levererat det som efterfrågades i första avtalet till att bli en partner som kan vara med och forma nästa upphandling eller avrop.

Risker som kan stoppa resan från första avtal till återkommande intäkter

Riskerna på resan från första avtal till återkommande intäkter är flera. LOU har kapitel om avtalsspärr, överprövning och skadestånd (20 kap.) samt tillsyn och upphandlingsskadeavgift (21 kap.). Dessa regler kan påverka möjligheten att få kontraktet att börja gälla och kan innebära kostnader om något går fel i förfarandet.

Otydliga eller ofullständiga avtal är en annan risk. SvJT-artikeln visar att sådana avtal måste tolkas eller fyllas ut, och att parternas förpliktelser bedöms genom avtalstolkning och sedvanliga tolkningsprinciper. Det kan leda till tvister om vad som faktiskt ingår.

Därtill kommer risker kopplade till bristande styrning, kontroll och kompetensförsörjning, som Riksrevisionen lyfter fram. För leverantören handlar skyddet om att följa förfarandet, teckna tydliga avtal, dokumentera leveransen och bygga förtroende hos kunden – både för att behålla första avtalet och för att bli vald igen.

Risker och fördelar vid första avtal i offentlig upphandling

Så blir första avtalet början på en intäktsström

Sammanfattningsvis: förstå upphandlingsprocessen, kvalificera dig rätt, lämna konkurrenskraftigt anbud och säkerställ att första avtalet blir korrekt tecknat. Därefter tolkar och kompletterar du avtalet så att otydligheter inte urholkar intäkterna.

Leverera via avrop, sköt fullgörandet, kommunicera och dokumentera. Bygg förtroende hos kunden och använd hållbarhet och innovation för att positionera dig för nästa behov. På så sätt blir det första avtalet inte en engångsaffär utan början på en intäktsström.

En enkel handlingsplan: 1) kartlägg upphandlingsprocessen och dina kvalificeringsbevis; 2) granska avtalet innan signering och säkra leverans, avrop och uppföljning; 3) bygg rutiner för dokumentation och kunddialog; 4) följ upp avrop och resultat; 5) använd hållbarhet och innovation i nästa kundkontakt.

Vägen från första avtal till återkommande intäkter