Så definierar du stegen i er säljprocess

Varför stegen behöver definieras – inte bara finnas

En säljprocess är en strukturerad, repeterbar serie steg från första kontakt till affär. Den består av aktiviteter i bestämd ordning med målet att sälja.

Utan klar riktning kan både säljare och kund fastna, och processen stannar. Säljaren äger processen och ansvarar för att leda kunden framåt. Utgå aldrig från att kunden vet nästa steg.

Leads faller ofta bort efter första kontakten. Gör därför ansvarig säljare och nästa aktivitet tydliga i processen, så att uppföljningen inte blir beroende av att någon minns den.

Kartlägg er faktiska säljcykel innan ni namnger stegen

Lista vilka steg som faktiskt ingår i er säljcykel, från prospektering till avslut. Utgå från säljaktiviteterna ni utför i dag och bygg er egen aktivitetstrappa av dem.

Ställ konkreta frågor om varje aktivitet: behövs exempelvis två kundbesök för en affär, och går det i så fall att effektivisera till ett?

Tecken på att kartläggningen saknas: parallella versioner av samma kontaktlista. Det tar längre tid att hitta information än att ringa kunden. Ingen vet vem som senast hade kontakt med ett visst lead.

Beskriv var kunden befinner sig i varje skede: vad den har sagt, gjort och efterfrågat. Då speglar steget kundens situation, inte bara säljarens aktivitet.

Kontrollera din säljprocess innan implementation

Bestäm startpunkt, slutpunkt och nivå på stegen

Som konkret arbetsmodell kan ni använda sju steg: marknadsundersökning och prospektering, första kontakt, behovskartläggning, anpassat lösningsförslag, offert, beslut och undertecknat avtal. Modellen går från att hitta möjliga kunder till att avsluta affären.

Bestäm om marknadsundersökning och prospektering ska ingå, eller om processen börjar vid första kontakt med kunden. Använd samma startpunkt för hela teamet och för de olika leadskällorna.

Välj en nivå på stegen som går att följa i vardagen: tillräckligt många för att visa var affären står, tillräckligt få för att inte bli administration.

Skriv ned ramen och gör den gemensam. Då vet varje säljare vilka skeden som räknas in och vilka som ligger utanför.

Formulera varje steg med syfte, aktiviteter och kriterier

Aktivitetstrappan är en vanlig modell för att arbeta linjärt med säljprocessen. Vid varje kontakt vill du ta ett steg högre upp, bygga förtroendekapital och förstå kunden bättre.

Trappan symboliserar pipelinen: alla steg ett prospekt måste passera för att bli kund. Första steget är prospektering – att hitta den idealkund vars behov matchar erbjudandet.

Låt behovskartläggningen sluta när kundens behov och önskade resultat är dokumenterade. Lösningsförslaget börjar när ni anpassar erbjudandet utifrån den informationen; offerten är ett separat steg där ni lämnar förslaget till kunden.

Bestäm ett observerbart kriterium för när varje steg är klart. Efter prospektering ska en relevant kund och kontakt vara valda; efter första kontakten ska fortsatt dialog eller ett möte vara överenskommet. Behovskartläggningen är klar när kundens behov finns dokumenterade.

Lösningsförslaget går vidare när kunden bekräftat att det svarar mot behovet. Offertsteget är klart när kunden har fått offerten; beslutsteget när kunden har tackat ja eller beskrivit vad som återstår. Registrera avslutet när avtalet är undertecknat.

Koppla ansvar och nästa steg till varje fas

Säljaren äger processen och leder kunden framåt. Det ska alltid finnas ett tydligt nästa steg som båda parter känner till.

Med kalkylark kan påminnelser och ansvar kräva manuell hantering. Koppla därför varje affär till en ansvarig person och en tydlig nästa aktivitet.

Bestäm per steg vem som äger det, vad säljaren konkret ska göra och hur en överlämning ska se ut. Det kan gälla från den som kvalificerar till den som driver affären vidare.

Skriv ansvaret i processdokumentet och följ upp det i avstämningarna. Då stannar inte affären för att nästa steg är oklart.

Bygg in stegen i CRM och löpande uppföljning

Ett CRM samlar kundrelationer, säljprocesser och kontakthantering på ett ställe. Hela teamet får gemensam överblick, och påminnelser, ansvarsfördelning och realtidsuppdateringar håller ordning mellan stegen.

Forskning från HubSpot visar att runt 40 procent av säljare fortfarande lagrar kunddata i kalkylark och mejl. Det sker trots risken för manuella fel, dubbelinmatning och förlorade intäkter.

I ett anpassningsbart CRM kan ni definiera egna säljsteg, skapa rapporter och integrera med andra affärssystem. Verktyg byggda för prospektering fokuserar på att hitta nya kunder. Renodlade CRM-system utgår från att säljprocessen redan finns och behöver struktur och uppföljning.

Börja med att lägga in stegen, ansvariga och kriterierna för stegbyte i CRM-systemet. Testa upplägget i teamets löpande arbete och justera sådant som blir otydligt eller svårt att följa upp.

CRM-system – fördelar mot utmaningar

Mät flödet och justera stegen över tid

Mät din hit rate och genomsnittsaffärens värde. Med ett CRM kan ni kartlägga och strukturera hela processen, från första kontakt till avslutad affär.

Konverteringen mellan stegen visar var affärer stannar. Ett steg där få affärer går vidare är en flaskhals.

Stylograph återger uppgiften att 80 procent av försäljningarna sker vid den femte till tolfte kontakten och anger att den bygger på en undersökning från 1942 bland färre än 40 medlemmar i Long Island-avdelningen av det som nu är Sales and Marketing Executives International (SMEI). Stylograph anger också att 44 procent av säljarna ger upp efter ett försök. Använd uppgifterna som bakgrund och följ era egna utfall när ni justerar uppföljningen.

Rita upp stegen för teamet och gå igenom var affärerna står. Justera sedan ett steg i taget utifrån mätningen.